7 TIPS PARA GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA EFICAZ

¿Te gustaría llegar a todo y crees que no tienes tiempo? Lamento tener que decirte que tienes el mismo tiempo que todos los demás, exactamente 24 horas. Lo que marca la diferencia es cómo te estas organizando y, sobre todo, a qué estas dando prioridad en tu vida.

En este artículo voy a darte algunas ideas para gestionar tu tiempo de un modo más eficaz, para darte cuenta de que no puedes llegar a todo pero sí a aquello que es importante para ti y reducir la sensación de “ir apagando fuegos”.

1. PRIORIZA

¿Qué es lo realmente importante para ti?  Puede ser tu trabajo, tu familia, el deporte, tu misión en la vida, etc.  Habitualmente decimos que lo más importante para nosotros es, por ejemplo, la familia pero después no pasamos tiempo de calidad con nuestra familia.

Recuerda que lo más valioso que tenemos es nuestro tiempo y nuestra atención.

¿Qué estas haciendo para honrar lo que es importante para ti? ¿Cuánto tiempo le estas dedicando? ¿es suficiente o te gustaría que fuera más tiempo?

Una vez hecha la reflexión anterior, y teniendo claro cuales son tus prioridades,  pregúntate cada mañana lo siguiente: ¿Cuál es la prioridad del día?  ¿Qué es eso que sí o sí tiene que quedar hecho hoy? 

Si hoy sólo pudieras hacer una sola cosa ¿Qué seria?

Habitualmente tenemos listas y listas de cosas que hacer, sin ningún orden, y es cierto que tachar las tareas ya realizadas reconforta mucho pero también es cierto que acabar el día con cuatro o cinco tareas sin hacer genera mucha frustración.

Para evitarlo establece cual es la tarea prioritaria y haz primero esa. Las demás siempre podrás replanificarlas en otro día y, al final, no serán las más importantes.

Una persona productiva es la que hace, en poco tiempo, lo importante.

2. USA UNA AGENDA

Puede ser una agenda en papel o una agenda virtual como Google Calendar. Elige la más cómoda para ti.

Si trabajas con más gente, que necesitan ver tus ratos libres, o si tienes pareja y quieres organizarte con ella, lo ideal es Google Calendar, porque así puedes tenerlo compartido y ellos pueden ver las actividades que tienes y el tiempo libre que has establecido.

Si no necesitas lo anterior, puedes tener una agenda en papel y apuntar ahí todas tus actividades. Te recomiendo que sea lo suficientemente grande como para poder apuntar bloques de tiempo al día.

En mi caso utilizo ambas cosas, la agenda en papel y Google Calendar y las actualizo cada día. ¿Por qué? Porque las prioridades y cosas pendientes las suelo apuntar en la agenda de papel y los bloques de tiempo que dedico a cada cosa, las citas y las reuniones, las apunto en Google Calendar.

3. PLANIFICA TU SEMANA

Para planificar bien tu semana primero haz este ejercicio:  

Durante una semana apunta en tu agenda todas tus actividades, tus citas, tus eventos, etc y apunta también tus ratos de ocio, tus horas de sueño y hasta el tiempo de comer, ducharte, etc. Es necesario que seas muy detallista.

Después, reflexiona sobre a qué estas dedicando la mayor parte de tu tiempo y dónde puedes ajustar o eliminar para tener más tiempo para tus prioridades.

• Elimina de tu agenda todas las actividades que no van en consonancia con tus prioridades o, si no puedes, reflexiona sobre si puedes hacer esas actividades no importantes en menos tiempo, para darle más tiempo a lo que te importa.

• Deja ratos libres para actividades que puedan quedar pendientes. No coloques los bloques, citas y actividades al detalle. Deja margen para imprevistos.

Es importante que un día a la semana, por ejemplo los domingos por la mañana o por la tarde, dediques un rato a planificar la semana siguiente.

«Cuanto antes comiences a planificar tu vida, antes vivirás la vida que sueñas»

Hans Glint

4. TRABAJA POR BLOQUES

Cuando tengas una tarea pendiente métela en una de estas opciones:

• Hazla ahora mismo, si puedes.
• Delega para que lo haga otra persona.
• Agéndala en un bloque

Y trabaja en bloques, es decir, establece un rato para contestar mails, otro para escribir, otro para gestionar facturas, otro para comprar todo lo que necesites, etc…. 

– Coloca estos bloques según tus necesidades, por ejemplo, todo lo que tengas que hacer fuera de casa hazlo en bloque cuando salgas de casa.

Si tienes un rato libre, por ejemplo en el metro o en una sala de espera, aprovecha este momento para hacer un bloque de cosas que puedas hacer con el teléfono móvil.

– Coloca el bloque de mayor concentración a primera hora de la mañana. El bloque importante tiene que ser el primero.

5. TOMA DECISIONES PRIORIZANDO TU RECURSO TIEMPO

El tiempo es tu recurso más limitado. El dinero lo puedes recuperar pero el tiempo no. Es importante que administres y cuides tu tiempo.

Di no a la mayoría de las cosas que no te van a aportar nada y que no están en línea con tus prioridades.

Deja de procrastinar. Te dejo un enlace donde puedes averiguar cómo dejar de procrastinar, pinchando aqui.

6. ELIMINA LOS LADRONES DE TIEMPO

¿Qué es un ladrón de tiempo? Es aquello que te distrae y te quita tiempo que podrías dedicar a hacer lo que te interesa.  Los ladrones de tiempo más importantes son:

• El desorden. Si tienes la mesa llena de papeles al final no encuentras las cosas y pierdes tiempo buscando. Te sientes desordenado por fuera y por dentro. Mantén el orden en tu entorno.

• El teléfono móvil. Atender el teléfono y las redes sociales cada vez que suena el móvil o revisar el correo continuamente te distrae, te desconcentra y provoca un trastorno en tu tiempo y atención.

 Establece un horario para atenderlo. Agéndalo si es necesario. Decide tú mismo cuándo vas a dedicar tu tiempo a cada cosa y no permitas que te distraigan.

Dedícale toda tu atención al bloque que estas haciendo. Los estudios han demostrado que la multitarea reduce la productividad en un 40%.  

Pon en silencio el teléfono móvil, ponte cascos para que los demás vean que estas escuchando música y no te interrumpan, pon una señal de no molestar o, simplemente, pídele a tu entorno que no te moleste durante el tiempo que vas a necesitar.

7. REPLANIFICA

Para ser productivo no tienes que trabajar sin parar hasta las doce de la noche y acabar agotado. Lo que tienes que hacer es planificar, medir bien tu energía y tu tiempo y, sobre todo, volver a planificar lo que no te dio tiempo a hacer.

Si te queda alguna tarea pendiente no vayas con ello molestándote en la cabeza, dale su lugar en tu agenda y despreocúpate. Para esto es importante tener el espacio libre en tu agenda del que hablábamos antes.

Se consciente de que el día se termina y existen imprevistos, pero si has aplicado las herramientas que hemos visto, la tarea que no te dio tiempo a hacer no será de las más importantes porque la más importante ya la habrás hecho y tendrás establecido un tiempo libre para replanificar la tarea pendiente.

Replanificar es ser eficiente.

Espero que estas herramientas te sean muy útiles y te ayuden a tener una vida organizada y feliz.

 “Si el tiempo es lo más valioso, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches”

Benjamin Franklin